Realizar el reporting corporativo o analítico en Excel puede tener sus ventajas y sus inconvenientes.

Por nombrar algunas ventajas:

• La principal podría ser que Excel es una solución que conoce cualquier usuario de un departamento financiero o de control de gestión
• Otra cualidad que merece la pena nombrar es la flexibilidad que ofrece, que te permite crear multitud de estructuras para que se adapten a los informes que requiere tu compañía.
• Por último, con el motor de cálculo que posee, es suficiente para construir prácticamente cualquier informe, ya sea financiero o analítico, que se requiera, incluso incluyendo diferentes gráficos para poder explicar mejor tendencias y composiciones analíticas.

¿Y qué inconvenientes nos podemos encontrar a la hora de crear nuestro reporting en Excel?

• El más importante es el de la integridad del dato. Que el repositorio del dato sea un fichero Excel puede causar mucha inseguridad. Por ejemplo:
  • Versiones diferentes de un mismo informe: es posible que se creen versiones actualizadas de un informe Excel, pero que se olvide compartir el fichero actualizado con todo el equipo, y después no haya seguridad de qué informe tiene el dato correcto.
  • Errores en datos formulados: ¿A quien no le ha pasado que ha incluido nuevos registros (filas) y se ha olvidado de arrastrar una fórmula?
• Otro inconveniente, el tiempo que dedicamos a construir y mantener estos informes: cada periodo necesitamos actualizar los datos de nuestros informes, y para ello es necesario extraerlos de la fuente (normalmente un ERP), copiarlos en una pestaña Excel, depurarlos (quitar/añadir columnas y filas), crear una tabla dinámica, y finalmente enlazarlo con nuestra plantilla o informe maquetado (con su formato corporativo)

 

Y ahora es cuando me vais a decir, claro, y la solución es implantar una solución tecnológica que me resuelva estos inconvenientes:

• Integridad del dato: tener todos los datos en una base de datos centralizada hace que desaparezca el riesgo de tener diferentes versiones del mismo dato. Aquí, cada usuario se conecta a la misma base de datos, y por tanto no puede darse nunca la situación de tener dos datos diferentes del mismo informe.
• Errores en fórmulas: las soluciones tecnológicas que se usan para el reporting tienen reglas de negocio que se ejecutan contra todos los registros que existan. No es necesario estar indicando que hemos añadido más registros (filas en el Excel) para que tenga en cuenta que tiene que formular esas nuevas entradas.
• Tiempo: Si tienes automatizado tu reporting, no es necesario tener que exportar, depurar, enlazar, etc…los nuevos datos del periodo que quieres consultar. Eso ya lo hace la solución por tí. Aquí solo hay que definir que parámetros quieres sacar en el informe (periodo, escenario de negocio, Empresa, etc…) y darle a un botón para que refresque la información.

Pero claro, es que yo no quiero tener que aprender a utilizar una nueva herramienta para sacar mi reporting. Yo quiero seguir usando mi Excel para mis informes, porque ahí me siento cómodo, ya conozco sus funcionalidades, y no necesito invertir tiempo en formación de nuevas tecnologías.

¿Tengo que asumir los riesgos de los inconvenientes que hemos comentado anteriormente?

Pues estás de suerte, porque soluciones como Lucanet o OneStream, por nombrar algunas, incorporan un plugin de Excel que te permite integrar tu fichero Excel con su base de datos multidimensional centralizada.

¿Y qué conseguimos con esto?

• Mantener las ventajas del uso de Excel que hemos comentado
• Eliminar los inconvenientes del uso de Excel, ya que contamos con una base de datos centralizada
• Incluir todas las funcionalidades y toda la potencia que este tipo de soluciones aportan y que son totalmente compatibles con el uso de Excel.

 

Para terminar, te voy a dar mi humilde opinión con respecto al uso de este tipo de soluciones. Yo creo que todo son ventajas, incluso el hecho de invertir tiempo en formarte en una nueva solución, porque esto te va a permitir, por un lado, hacer tu trabajo de una forma más eficiente (reduces tiempo de tareas rutinarias y aumentas tiempo de tareas que aportan mayor valor), y por otro, te hará crecer como profesional, aportando nuevos skills a tu perfil.