Executar os relatórios corporativos ou analíticos em Excel pode ter as suas vantagens, mas tem também inconvenientes.
Podemos enumerar as seguintes vantagens:
- A principal é a de que o Excel é uma solução que tem uma linguagem fácil e graças à sua popularidade, qualquer utilizador, seja do departamento financeiro seja o controlo de gestão, conhece e sabe utilizar.
- Outra qualidade importante é a da flexibilidade do Excel. Esta solução permite criar uma multiplicidade de estruturas diferentes que facilmente se adaptam aos relatórios exigidos pelas empresas.
- A possibilidade de automatizar cálculos é suficiente para construir qualquer relatório financeiro ou analítico assim como permite facilitar alguns processos.
- Por último, ao permitir incluir diferentes gráficos auxilia o utilizador a analisar tendências.
Mas que inconvenientes podemos encontrar ao criar os nossos relatórios em Excel?
- O maior inconveniente diz respeito à integridade dos dados. A segurança dos dados armazenados num ficheiro Excel é muito limitada. Por exemplo:
- Em versões diferentes de um mesmo relatório: ao se criarem várias versões de um mesmo ficheiro Excel e se a versão correta não for a partilhada entre as equipas a veracidade dos dados estará comprometida.
- Os dados correm riscos de serem apagados ou eliminados facilmente e ainda podem ficar inacessíveis se o ficheiro em causa se corromper.
- Erros em fórmulas. Os dados e fórmulas são preenchidos manualmente e isso aumenta as probabilidades de erros.
- Outro inconveniente é o do tempo exigido na construção e manutenção dos relatórios. Em cada período há que atualizar os dados e isso passa normalmente pela extração desde a fonte de dados (geralmente um ERP), cópia para o Excel, depuração, criação de tabelas dinâmicas e por fim a junção ao layout do nosso relatório.
Facilmente percebemos as vantagens da utilização do Excel para a elaboração dos relatórios corporativos, no entanto, a implementação de uma solução tecnológica auxilia a superar os inconvenientes:
- Na integridade dos dados: Ter todos os dados numa base centralizada permite eliminar o risco de existirem versões diferentes dos dados. Estando os dados guardados numa mesma base de dados não existe o risco de haver dados distintos para os diversos utilizadores.
- Erros em fórmulas: Nas soluções tecnológicas há regras de negócios que se executam para todos os registos que existam. Não há necessidade de indicar que se adicionaram mais registos para que os cálculos sejam efetuados corretamente.
- Tempo: Ao ter o processo automatizado não haverá a necessidade de exportar, depurar, trabalhar os dados para cada período. As soluções tecnológicas fazem-no de forma automática. Haverá apenas que definir quais os parâmetros a executar (período, cenário, empresa, etc) e a informação atualiza-se automaticamente.
Esta transição nem sempre é pacifica porque exige que se aprenda a utilizar uma nova ferramenta e que se formem os restantes utilizadores, o que exige tempo e dinheiro. Além disso, muitos pretendem manter a utilização do Excel devido à sua facilidade de utilização e do conhecimento generalizado no seu uso.
Mas a verdade é que existem soluções que permitam utilizar o Excel e ao mesmo tempo eliminar os seus inconvenientes. Falamos de soluções como a Lucanet e a OneStream. Estas soluções incorporam um plugin do Excel que permite integrar o ficheiro Excel utilizado para os relatórios corporativos com as bases de dados multidimensionais aí centralizadas.
Ou seja, estas soluções permitem:
- Manter as vantagens do uso do Excel,
- Ultrapassar as desvantagens do uso do Excel devido à existência de uma base de dados centralizada,
- Incluir todas as funcionalidades e potência que este tipo de soluções acrescentam e que são totalmente compatíveis com a utilização do Excel.
Na Amarante Consulting consideramos que implementar este tipo de soluções só traz vantagens pois embora exija dedicar algum tempo em formação, no final irá permitir extrair de forma rápida dados isentos de erros ao mesmo tempo que se mantém as funcionalidades ótimas do Excel.
