Ao longo dos anos, na nossa prospeção comercial, vamos nos deparando com muitas empresas que ainda procedem à consolidação e orçamentação em Excel e continuam a fazê-lo por diversos motivos. Preparam a consolidação em Excel porque ainda têm estruturas relativamente simples ou pequenas. Preparam os orçamentos em Excel porque não têm interesse ou a capacidade de analisar diversos cenários etc.

No entanto, à medida que as empresas crescem e/ou ganham complexidade percebem que já não têm capacidade para continuar a fazer tudo em Excel. Com a multiplicidade de soluções EPM que existem no mercado começam as grandes dúvidas: Qual solução devo escolher? Qual é a melhor? Devo assumir que a mais cara é a melhor?

Neste artigo vamos indicar as linhas orientadoras para que a escolha recaia na melhor solução, mas todos devemos entender que a melhor solução do mercado não será necessariamente a melhor solução para o meu caso específico.

Mas então como perceber qual é a melhor solução para a minha empresa? A primeira pergunta de devemos fazer antes de começar a explorar as diversas soluções é:

Qual é o processo mais crítico para o meu negócio?

• A consolidação de contas anual e a elaboração dos documentos de prestação de contas,
• A consolidação mensal de gestão do negócio,
• A orçamentação e Forecast,
• A análise de dados para a tomada de decisões.

Muitos dirão: Todos esses pontos são pontos críticos! Nesse caso a melhor solução será uma solução ALL IN ONE (são soluções com muito êxito e crescimento na última década). Existem muitas soluções ALL IN ONE de EPM mas evidentemente cada uma dela terá os seus PROS e CONTRAS.

Para então entendermos qual é a que melhor se encaixa na minha empresa teremos de fazer algumas perguntas tais como:

• A Consolidação é plana ou existem sub-grupos?

Com esta pergunta pretendemos ter uma imagem da complexidade do processo. Existem soluções ALL IN ONE no mercado que podem automatizar qualquer circunstância do processo de consolidação, mas como em tudo, isso tem o seu preço. Então, se sabemos que o nosso processo é relativamente simples deveremos procurar soluções mais simples. Ou seja, a solução a escolher deverá ter em conta a complexidade do processo pois quanto mais completa for a ferramenta, mais cara será.

• Precisamos de um orçamento operacional, ou apenas de um orçamento financeiro? Quantos departamentos vão elaborar o orçamento na solução?

Existem soluções que são mais escaláveis do que outras e que permitem ir adicionando departamentos, novas dimensões de negócio, etc. sem afetar de forma substancial a sua performance. Mas, uma vez mais, se o seu orçamento é mais limitado, e o seu negócio é muito estável então deverá procurar uma solução de orçamento mais simples.

• É importante para nós ser independentes na manutenção e evolução de soluções tecnológicas?

Este é um ponto importante, porque existem soluções no mercado que NÃO têm programação, e são muito orientadas para o utilizador do negócio. Mas, claro, aquelas que têm uma linguagem de programação permitir-lhe-ão implementar qualquer exceção, por mais específico e complexo que seja o seu negócio.

Em resumo, antes de começar a procurar uma solução EPM, tem de fazer uma análise interna do que realmente precisa. E lembre-se, nem sempre a solução mais cara, ou a mais valorizada pelos analistas, é a melhor para a sua empresa.